Actividad 1. Sistemas administrativos y sistemas de administración para la gerencia

Actividad 1. Sistemas administrativos y sistemas de administración para la gerencia

Sistema de información gerencial

En el mundo empresarial: han permitido el desarrollo de la humanidad “… información se convierte en el recurso estratégico y generador de cambio en esta sociedad…” De Pablo Heredero, Carmen (2006)

De lo anterior se puede comentar que los sistemas de información gerencial presentan un reto en el entorno basada en la nueva tecnología de información ya que a partir de estos sistemas se ha facilitado el uso notable de la información para la toma de decisiones en el ámbito empresarial. Ahora bien el objetivo de información gerencial es proporcionar información a la gerencia para soportar la toma de decisiones y con esto lograr las metas y objetivos del negocio para que los mismos sean logrados con eficiencia.

La estructura se basa en un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.

La importancia de la información para las organizaciones puede ser observada desde los siguientes puntos de vista básicos que cumplan con su función primordial, es decir la de aumentar el conocimiento del usuario o en reducir sus incertidumbres. En este sentido los individuos dentro de la organización para que tomen las medidas que lo conduzcan a lograr los objetivos y metas propuestas. Sin embargo se podrá clasificar el valor de la información de acuerdo a:

• Valor administrativo: cuando la información permite a la gerencia tomar decisiones efectivas.
• Valor operacional: cuando la información apoya o documenta las actividades de rutina o repetitivas de la organización.
• Valor documental: cuando sirve de prueba o evidencia sobre los hechos ocurridos en la empresa.
• Valor histórico: cuando la información nos documenta sobre los hechos pasados o nos provee de elementos para estimar comportamiento futuro.

Por otra parte los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Este tipo de sistema se aplica de manera global para las empresas, y se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos para distintos usos tales como producción, administración, compras, contabilidad, pedidos, entre otros. Presentan diferentes objetivos como lo son:  

• Optimización de los procesos empresariales. 
• Acceso a la información. 
• Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. 

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Los beneficios que puede aportar una herramienta de ERP se resumen en la resolución de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa. Asimismo, puede permitir un mayor control del inmovilizado en el inventario permanente, conciliación bancaria, liquidación de impuestos, etc.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son que deben ser modulares, configurables y especializados.

Las ventajas que representan los sistemas de ERP son muy variados sin embargo se puede destacar que este se puede personalizar contando con un diseño de ingeniería para mejorar el producto, una compleja administración, entre otros. Por otro lado su mayor desventaja se debe a la inversión inadecuada para la educación continua del personal encargado del manejo del sistema.

Sistemas administrativos

       El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El S.I.A se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.

Las características que debe presentar un S.I.A son las siguientes:

• Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
• Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
• Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.
• Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
• Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.
• Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
• Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

        

Los Sistemas Administrativos y Contables implican la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los principios administrativos y el proceso administrativos se conviertan en Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos, en los cuales se definen los objetivos, misión, visión, funciones, tareas, y el flujo de datos que deben ser procesados en la organización necesario para el proceso de toma de decisiones y el registro de sus operaciones. De esta forma, se constituyen básicamente en una estructura de relaciones formales, que implica además la definición del flujo de información el diseño del soporte de los datos y la descripción de las funciones y tareas administrativas que se realizan en la organización en forma de rutinas organizativas y procedimientos administrativos, ejecutadas a través de las unidades orgánica y de los cargos que forman parte de la estructura de la organización.

El impacto de las tecnologías en la doctrina administrativa es diverso y abarca una infinidad de aplicaciones. La administración de empresas es una ciencia sincrética de segundo grado, ya que esta se nutre de otras doctrinas como la politología, psicología, contabilidad, finanzas, marketing, derecho, sociología, producción etc. Es por eso que la ciencia y la tecnología tienen un impacto relevante en la ciencia administrativa, ya que han sido los avances en todas las demás ciencias que han hecho evolucionar la administración de empresas a lo que hoy es, una sofisticada ciencia empresarial.

Paquetes administrativos y contables

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones. Estos sistemas establecen estrategias para la obtención de información financiera, a fin de lograr el control del personal de una empresa. Se llama software administrativo a los programas de contabilidad o paquetes administrativos, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad.

Los sistemas administrativos guardan una estrecha relación con la Ofimática por cuanto son aplicaciones que complementan el equipo diseñado para procesar información dentro de una organización. Ambos conforman la tecnología de punta que facilita el trabajo de los administrativos. Los tipos de paquetes administrativos pueden oscilar en:

• Financiera: sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa.
• Fiscal: sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones. 
• Administrativa: servicio de información al servicio de las necesidades de la administración, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. 

Estos paquetes administrativos y contables cuentan con las siguientes características:

• Una aplicación integral para controlar la empresa. 
• Análisis de información gerencial que le permite ver información actual e histórica de forma rápida y desde múltiples ángulos y configuraciones. 
• Pueden armar e imprimir reportes para el control departamental 
• Control estricto de inventario y surtido de órdenes. 
• Determinación de mercancía adquirida, Separación de mercancía, Ordenes de carga, Manejo de direcciones de embarque diferentes a la de facturación,Transferencias controladas, Devoluciones de mercancía y notas de crédito,Reporte de inventarios incluyendo existencias, separaciones, disponibles, entre otras informaciones. 
• Sistema de adquisiciones completo, para productos y servicios. 
• Elaboración automatizada de contabilidad administrativa. 
• Bitácora de actividades por usuario y sistema para auditoría interna. 
• Base de datos y sistema resistente ante cualquier corrupción. 
• Instalación del sistema enfocado al éxito de la implementación. 

Paquetes administrativos para la gestión pública

El software libre puede ser usado, modificado y distribuido sin restricciones, lo que promueve la participación y difusión del conocimiento entre sus usuarios, evita que se realicen copias ilegales (ya que en nuestro caso se puede hacer libremente) y a la hora de trabajar con o para la Administración en temas relacionados con la informática no favorece a ninguna empresa o individuo, ya que en principio toda persona que tenga acceso a un PC puede utilizar y conocer el software libre en las mismas condiciones.

Aunque en general esto no sea importante para el usuario doméstico, en una Administración es una gran ventaja, ya que le da independencia tecnológica; al disponer o poder disponer de personal capaz de leer y escribir el código de los programas es posible modificarlos para añadir funcionalidades o corregir errores siempre que sea necesario en lugar de depender de entidades externas, que con frecuencia son empresas extranjeras.

La gran mayoría del software libre es gratuito, lo que reduce los costes generados por el pago de licencias. Además, las modificaciones o adaptaciones de programas pueden ser realizadas por personal propio o contratado a empresas de la industria local del software, de modo que el dinero invertido en el trabajo no acabe en otros países.

En una organización pública puede ser interesante disponer de distintos tipos de distribuciones según el público al que vayan dirigidas:

• Administradores de sistemas, 

• Personal interno de la organización, 
• Ciudadanos. 

Y la función que vayan a cumplir:

• Sistemas servidores de propósito general, 
• Sistemas servidores especializados, 
• Sistemas de usuario final o de escritorio. 

Una vez identificado el tipo de público al que va dirigida una distribución y la función que va a desempeñar, se puede optar por emplear una distribución ya existente tal cual está o adaptarla para generar una versión propia. En principio, para implantar y utilizar una distribución, la Administración tendrá que disponer de infraestructura para proporcionar servicios relacionados con ella. Estos servicios serán, a grandes rasgos:

• Formación para usuarios y administradores. 
• Servicio de soporte ante problemas para el personal propio. 
• Mantenimiento de los equipos y la distribución, incluyendo servicios de administración y actualización remota de equipos de escritorio y servidores especializados. 

Paquetes para la gestión pública en Venezuela

Un ejemplo claro de la aplicación de este tipo de paquetes en nuestro país es SIGESP, que es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestión administrativa en las organizaciones del sector público venezolano. Está conformado por una serie de módulos configurables, que gestionan diversas tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo. SIGESP ha sido diseñado observando las normas legales que rigen la materia presupuestaria establecidas por la Oficina Nacional de Presupuesto para las instituciones públicas (ONAPRE), la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos, y demás publicaciones de la Contraloría General de la República, la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.